|
Dowód Dostawy/Zwrotu
Dowód Dostawy/Zwrotu (potocznie nazywany „D/Z-etką”) jest podstawowym dokumentem wewnętrznych rozliczeń pomiędzy Kontrahentami a firmą Kolporter. Zawiera informacje o tytułach prasowych i książkowych, które w danym dniu są dostarczone do punktu sprzedaży oraz tytułach, które mają być przygotowane do zwrotu w celu ich odbioru przy dostawie dnia następnego.
czytaj więcej
Dowód Dostawy/Zwrotu może zawierać korespondencję do naszych Kontrahentów. Mogą się na nim znajdować informacje o atrakcyjnych promocjach, wprowadzanych lub wycofywanych tytułach, zbliżaniu się terminu płatności, itp.
Na Dowodach Dostawy/Zwrotu również nasi Kontrahenci mogą zamieszczać informacje kierowane do pracowników firmy, dotyczące, np. zmiany zamówienia czy prośby o dodatkową dostawę.
„D/Z-tka” składa się z dwóch części: DOSTAWA i ZWROTY. Część DOSTAWA – informuje o tytułach, które znajdują się w dostawie. Objaśnienia do wybranych pozycji dokumentu D/Z w części „Dostawa”:
- Tytuł – tytuł gazety odnosi się również do części Zwroty.
- Nr – numer tytułu w dostawie - jeżeli przy numerze tytułu znajduje się literka „d” oznacza to, że jest to dodatkowa dostawa numerotytułu, tzw. dopiska.
- Ilość szt. - ilość sztuk danego tytułu w dostawie.
- Dokument D/Z w części „Dostawa” należy wypełnić rano przy sprawdzaniu zawartości paczki z dostarczoną prasą. Niezgodności w dostawie ze stanem faktycznym należy odnotować w kolumnie „Braki szt.”, zgodnie z poniższymi zasadami:
- jeśli liczba gazet w paczce jest większa niż podano w Dowodzie Dostawy/Zwrotu, należy zanotować różnicę między stanem podanym, a rzeczywistym. Przykładowo, jeżeli są 32 sztuki zamiast podanych 30, wtedy w rubrykę „Braki szt.” wpiszemy: +2,
- jeśli w paczce jest mniej gazet, niż podano w Dowodzie Dostawy/Zwrotu należy zanotować różnicę między stanem podanym, a rzeczywistym. Na przykład, jeżeli jest 29 sztuk zamiast podanych 30, wówczas w rubryce „Braki szt.” wpiszemy: -1.
- Pole „Godzina dostawy” uzupełniane jest przez kierowcę dostarczającego prasę.
Przy wpisywaniu danych w Dowodzie Dostawy/Zwrotu należy pamiętać, by:
- przeliczać dostawę bardzo starannie,
- precyzyjnie umieszczać cyfry w odpowiednich rubrykach,
- nie poprawiać cyfr, a jeżeli już musimy jakąś poprawić to należy ją przekreślić, a poprawną cyfrę wpisać obok i potwierdzić dokonanie zmiany podpisem (parafką),
- każdy zapis umieszczać zarówno na oryginale, jak i na kopii Dowodu D/Z.
Część ZWROTY – informuje o tytułach, które należy przygotować do zwrotu.
Objaśnienia do wybranych pozycji na dokumencie D/Z w części „Zwroty”:
- Data dostawy – dzień dostawy numeru danego tytułu, który jest zwracany,
- Nr – numer zwracanego tytułu (jeżeli przy numerze danego tytułu znajduje się literka „d” oznacza to, że miała miejsce dla danego numerotytułu dodatkowa dostawa, tzw. „dopiska”),
- Ilość szt. - ilość dostarczonych sztuk danego tytułu.
Dokument D/Z w części „Zwroty” należy wypełnić pod koniec dnia pracy, przygotowując jednocześnie paczkę ze zwrotami dla kierowcy. Należy uzupełnić wyłącznie wolną rubrykę „Zwrot szt.”, gdzie wpisuje się liczbę egzemplarzy faktycznie zwracanych. Tytuły wskazane do zwrotu na poniedziałkowym Dowodzie Dostawy/Zwrotu są odbierane przez kierowcę we wtorek rano, na wtorkowym w środę, itd. Odbiór zwrotów odbywa się codziennie z wyjątkiem sobót. Sobotnie zwroty odbierane są w poniedziałek rano. Razem ze zwrotami sobotnimi należy zwrócić oryginał Dowodu Dostawy z piątku.
Zgodnie z § 3 pkt III Umowy o kolportaż prasy, Kolporter dopuszcza przyjęcie zwrotów po terminie rozliczenia, wyłącznie w sytuacji losowej, za pisemnym uzasadnieniem Odbiorcy skierowanym do Dyrektora Oddziału. Odbiorca zobowiązuje się dokonać zwrotu najpóźniej w następnym dniu roboczym.
Sytuacja losowa nie dotyczy dzienników oraz tytułów, których sprzedaż została rozliczona fakturą.
Decyzję w sprawie przyjęcia zwrotu po terminie podejmuje Dyrektor Oddziału Terenowego.
Przy wypełnianiu Dowodu Dostawy/Zwrotu należy pamiętać, by:
Dopiska
Dopiska, czyli możliwość zamówienia tytułu w trakcie sprzedaży. Ta popularna forma zamawiania występuje, gdy tytuł zostanie wyprzedany, a istnieje prawdopodobieństwo dalszej sprzedaży – wówczas można złożyć zapotrzebowanie na dodatkowe ilości.
czytaj więcej
- Najszybszą metodą zamówienia dopiski jest telefoniczny kontakt ze specjalistą ds. sprzedaży w danym oddziale terenowym firmy.
- Doskonałą formą składania zamówień są też dowody Dostawy/Zwrotu. Zamówienia umieszczone na tych drukach są codziennie sprawdzane.
- Istotną sprawą jest określenie przez sprzedawcę, czy zamówienie dotyczy dopiski, czy dostawy głównej. Ważne jest też podanie zamówień na planowaną sprzedaż.
Sposób rozliczeń
Rozliczenia dokonywane są na podstawie faktur VAT wystawionych przez firmę Kolporter.
czytaj więcej
Faktury VAT wystawiane za sprzedaną i rozliczoną w sześciodniowym okresie obrachunkowym prasę, zawierają pełne rozliczenie na jednym dokumencie, który zawiera wszystkie niezbędne elementy wymagane do rozliczenia każdej pozycji. Pozycje na FV pogrupowane są według stawek podatku VAT – 5%, 8%, 23%, a następnie do każdej stawki podatkowej dniami rozliczeniowymi.
Faktura korygująca
W przypadku pojawienia się błędu na fakturze VAT należy wypełnić i przesłać do Biura Obsługi Klienta Kolportera WNIOSEK O KOREKTĘ. Wniosek zawiera, m.in. rubryki: dane kontrahenta, numer faktury, datę jej wystawienia oraz pozycję z błędnym obciążeniem tzn. tytuł gazety, jej numer, datę dostawy, datę zwrotu, obciążenie na fakturze oraz obciążenie sugerowane przez kontrahenta. Na tej podstawie pracownik Biura Obsługi Klienta może wystawić fakturę korygującą.
* W przypadku nieuzasadnionych wniosków pracownik Biura Obsługi Klienta przesyła pisemną odpowiedź załączając dokumenty uzasadniające odrzucenie wniosku.
|
|
